Etiquetas de WhatsApp Business para pedidos: cómo etiquetar chats y un sistema para tiendas
Las etiquetas de la app WhatsApp Business son marcas de color que agregas a un chat, como Nuevo pedido o Pagado, para ver solo a esos clientes con un toque. Puedes tener hasta 20. WhatsApp está cambiando las etiquetas por listas, así que tu app puede mostrar cualquiera de las dos. Abajo: cómo etiquetar en WhatsApp en cada dispositivo, un sistema de etiquetas para tiendas y una rutina diaria.
Por Mousa Alhelo, fundador, E-SAFQA · Actualizado · 8 min de lectura · Cómo escribimos y probamos estas guías
Qué son las etiquetas, y por qué tu app quizá las llama listas
Una etiqueta es un nombre y un color que asignas a un chat completo. Un chat puede tener varias etiquetas, por ejemplo Nuevo pedido y VIP. Al abrir una etiqueta ves todos los chats que la tienen, lo que convierte tu lista de chats en un tablero de pedidos sencillo sin ningún software adicional.
A octubre de 2026, el Servicio de ayuda de WhatsApp dice que las etiquetas se están convirtiendo en listas y que las listas llegan de forma gradual. La idea es la misma: nombras un grupo, le das un color y le agregas chats. Los menús cambian, así que revisa qué formato muestra tu app antes de seguir los pasos de abajo. Las etiquetas y las listas son funciones de la app WhatsApp Business; la app normal de WhatsApp no las tiene.
| Formato de etiquetas (anterior) | Formato de listas (en despliegue) | |
|---|---|---|
| Dónde se administran | Chats > Más opciones (tres puntos) > Etiquetas | Herramientas > Listas |
| Cómo agregas un chat | Mantén presionado el chat > icono de etiqueta | Mantén presionado el chat > Agregar a la lista |
| Máximo | 20 etiquetas | 20 listas |
| Conjunto inicial | Muchas instalaciones muestran cinco: Nuevo cliente, Nuevo pedido, Pago pendiente, Pagado, Pedido finalizado | Listas predeterminadas y sugeridas, que cambian según la versión |
Cómo crear, editar y eliminar etiquetas en Android, iPhone y Web
Estas son las rutas que da el Servicio de ayuda de WhatsApp a octubre de 2026. El artículo de Android todavía describe el formato de etiquetas; los de iPhone y Web ya describen listas. Si tu teléfono muestra el otro formato, usa la otra columna.
- Cambia el nombre de las etiquetas iniciales en lugar de borrarlas. Pago pendiente, por ejemplo, es el lugar natural para los pedidos con pago contra entrega que todavía debes confirmar.
- Elige los colores por etapa, no por gusto: un color para todo lo que requiere acción hoy, otro para los pedidos en camino y uno neutro para los pedidos cerrados.
- Deja libres algunos de los 20 espacios para etiquetas de temporada como Hot Sale, Buen Fin o Navidad.
| Acción | Android (etiquetas) | iPhone (listas) | WhatsApp Web (listas) |
|---|---|---|---|
| Crear | Chats > Más opciones > Etiquetar chat, escribe un nombre, toca la marca de verificación, Guardar | Herramientas > Listas > Nueva lista, escribe un nombre, Listo | Herramientas > Listas > Agregar lista nueva, escribe un nombre, Crear lista |
| Cambiar el nombre | Chats > Más opciones > Etiquetas > toca la etiqueta > Más opciones > Editar etiqueta | Herramientas > Listas > toca la lista > Editar > Listo | Herramientas > Listas > haz clic en la lista, edita, Guardar lista |
| Cambiar el color | Toca la etiqueta > Más opciones > Elegir color | Toca la lista > Editar > paleta de colores > Listo | Haz clic en la lista > haz clic en el color de la lista > elige |
| Eliminar | Toca la etiqueta > Más opciones > Eliminar etiqueta > Sí | Toca la lista > Eliminar lista > Eliminar | Haz clic en la lista > Más > Eliminar lista > Eliminar |
Cómo etiquetar un chat y filtrar por etiqueta
En WhatsApp Web, abre el menú del chat (la flecha hacia abajo junto al chat), haz clic en Agregar a la lista, elige las listas y haz clic en Listo. Las etiquetas se aplican al chat completo, así que a un cliente que vuelve con un pedido nuevo simplemente le pones Nuevo pedido otra vez.
- Mantén presionado el chat del cliente en tu lista de chats.
- Android con etiquetas: toca el icono de etiqueta arriba. Formato de listas: toca Agregar a la lista. Versiones anteriores de iPhone: desliza el chat hacia la izquierda > Más > Etiquetar chat.
- Marca todas las etiquetas que apliquen, por ejemplo Nuevo pedido y Mayoreo, y toca Guardar o Listo.
- Para ver una etiqueta, ve a Chats > Más opciones > Etiquetas (Android) o Herramientas > Listas (formato de listas) y tócala. Solo aparecen los chats con esa etiqueta.
- Para revisar un cliente, toca su foto de perfil en la lista de chats; WhatsApp muestra todas las etiquetas de ese chat.
- Cuando el pedido avanza, abre el mismo menú, desmarca la etiqueta anterior y marca la nueva.
Un sistema de etiquetas para una tienda online
La mayoría de las tiendas necesita una etiqueta por cada etapa del pedido más dos o tres tipos de cliente. Nueve etiquetas cubren el recorrido habitual, de la pregunta a la entrega, y aún dejan espacio para las tuyas. Cada chat debe tener una sola etiqueta de etapa a la vez; las de tipo de cliente se quedan siempre.
| Etiqueta | Agrégala cuando | Cámbiala cuando |
|---|---|---|
| Pregunta antes de comprar | Alguien pregunta por un producto, una talla, un precio o la entrega antes de pedir | Hace el pedido (Nuevo pedido) o la pregunta queda respondida y cerrada |
| Nuevo pedido | Llega un pedido o el cliente escribe sobre un pedido reciente | Confirmas los datos o el pago |
| Pago pendiente / Contra entrega por confirmar | La transferencia aún no llega, o un pedido contra entrega necesita un sí del cliente | Llega el pago o el cliente confirma (Pagado) |
| Pagado | El pago está confirmado o el pedido contra entrega está confirmado | El pedido se entrega a la paquetería (Enviado) |
| Enviado | El paquete sale con número de seguimiento | El transportista lo marca como entregado |
| Entregado | El cliente ya tiene el pedido | Pasados unos días, si no queda nada abierto, quita la etiqueta de etapa |
| Devolución / reembolso | El cliente pide devolver, cambiar o recuperar su dinero | El reembolso o el cambio está terminado |
| VIP | Clientes frecuentes o de alto valor a los que quieres responder primero | Se queda siempre |
| Mayoreo | Compradores al por mayor o empresas que necesitan cotizaciones y otras condiciones | Se queda siempre |
Una rutina diaria de 10 minutos con etiquetas
- En la mañana: abre Nuevo pedido. Responde cada chat, confirma los datos y pásalo a Pago pendiente o Pagado.
- Abre Pago pendiente / Contra entrega por confirmar. Da un seguimiento a lo que tenga más de un día; cancela en Shopify lo que el cliente rechace.
- Abre Pregunta antes de comprar y responde todo lo que quedó de la noche anterior. Tu mensaje de ausencia ya les dijo a estos clientes cuándo responderías.
- Después de entregar los paquetes a la paquetería, pasa esos chats de Pagado a Enviado.
- Abre Devolución / reembolso al final y cierra lo que puedas hoy. Los chats de devolución sin respuesta son los que terminan en malas reseñas.
- Una vez por semana, quita la etiqueta de etapa de los chats Entregado antiguos para que cada etiqueta muestre solo trabajo activo.
Combina las etiquetas con respuestas rápidas y el mensaje de ausencia
Las etiquetas te dicen qué chats te necesitan; las respuestas rápidas hacen que cada respuesta sea rápida. La app WhatsApp Business guarda hasta 50 respuestas rápidas, y para insertar una escribes / en el cuadro de mensaje. Asocia una respuesta rápida a cada etiqueta de etapa, así mover un chat y responderlo toma segundos.
Tus mensajes de bienvenida y de ausencia atienden el primer contacto cuando estás ocupado o cerrado. Configúralos primero y luego usa las etiquetas para trabajar los chats que recibieron. Hay ejemplos y la configuración en nuestra guía /es/blog/whatsapp-auto-reply-for-online-stores, y textos de bienvenida en /es/blog/whatsapp-welcome-message-examples.
| Etiqueta | Atajo de respuesta rápida | Qué dice |
|---|---|---|
| Nuevo pedido | /pedido | Gracias por tu pedido. Confírmanos tu nombre, ciudad y dirección de entrega, por favor. |
| Contra entrega por confirmar | /contraentrega | Responde SÍ para confirmar tu pedido {#1001} con pago contra entrega por {total}. |
| Enviado | /rastreo | Tu pedido va en camino. Síguelo aquí: {enlace de seguimiento} |
| Devolución / reembolso | /devolucion | Lo sentimos. Envíanos una foto y tu número de pedido y lo resolvemos hoy. |
Límites que debes conocer antes de depender de las etiquetas
- Hasta 20 etiquetas o listas por cuenta. Planea tu conjunto antes de crear muchas etiquetas de un solo uso.
- Las etiquetas son manuales. Nada mueve un chat de Pagado a Enviado por ti; alguien tiene que cambiarlo.
- Las etiquetas solo existen en WhatsApp Business. No se sincronizan con Shopify, con tu lista de pedidos ni con otro número de WhatsApp, y el estado del pedido en Shopify no las cambia.
- Cada cuenta de WhatsApp Business tiene sus propias etiquetas. Si manejas dos números, como se explica en /es/blog/two-whatsapp-accounts-one-phone, configura etiquetas en cada uno.
- Enviar a todos los de una etiqueta es una función de pago. El Servicio de ayuda de WhatsApp describe los mensajes de marketing (ahora difusiones de empresa en algunos países) que se envían a una etiqueta o lista, se pagan por mensaje entregado y están disponibles en pocos países.
- Los eventos automáticos, una función opcional que etiqueta pedidos y clientes potenciales por ti, tienen contras: WhatsApp dice que activarlos puede afectar los mensajes de bienvenida y de ausencia, las listas de difusión y la edición de mensajes, que los chats pasan por un servicio de Meta, y que se desconectan los dispositivos vinculados existentes hasta que los vuelvas a vincular.
Dónde encaja WhatsApp Pilot
WhatsApp Pilot no crea ni cambia etiquetas. Lo que hace es enviar por ti los mensajes del pedido desde tu propio número de WhatsApp, conectado con un código QR como dispositivo vinculado: una confirmación cuando se crea un pedido en Shopify, un aviso de preparación con el transportista y el número de seguimiento cuando Shopify los tiene, y un aviso de cancelación cuando se cancela un pedido.
Como esos mensajes salen de tu número, aparecen en el mismo chat que estás etiquetando. Cuando un cliente responde a una confirmación, abres el chat y el número y los datos del pedido ya están ahí, así que puedes etiquetarlo como Nuevo pedido o Contra entrega por confirmar sin buscar el pedido. Cada envío automático queda registrado en el Historial de mensajes con su estado, y con el motivo cuando un mensaje se omitió.
WhatsApp Pilot no tiene bandeja de entrada en vivo y no muestra confirmaciones de entrega ni de lectura, así que las etiquetas de la app WhatsApp Business siguen siendo tu forma de seguir las conversaciones. Si activas los eventos automáticos de WhatsApp, revisa después que WhatsApp Pilot siga conectado y vuelve a escanear el código QR si no lo está.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas etiquetas puedo tener en WhatsApp Business?
Hasta 20. El mismo límite aplica a las listas, la versión nueva de las etiquetas que WhatsApp está lanzando de forma gradual.
¿Por qué no encuentro las etiquetas en mi app WhatsApp Business?
Es posible que tu app ya muestre listas. Busca Herramientas > Listas. Si no ves ninguna de las dos, revisa que uses la app WhatsApp Business y no WhatsApp normal, y actualízala.
¿Puedo enviar un mensaje a todos los que tienen una etiqueta?
WhatsApp lo ofrece como mensajes de marketing, ahora llamados difusiones de empresa en algunos países. Se paga por mensaje entregado y solo está disponible en pocos países. Las listas de difusión gratuitas son otra función, con un límite de 256 contactos por lista.
¿Puedo usar etiquetas en WhatsApp Web?
Sí. El Servicio de ayuda de WhatsApp da los pasos para Web: Herramientas > Listas para crearlas y administrarlas, y el menú del chat > Agregar a la lista para aplicar una.
¿Las etiquetas de WhatsApp se sincronizan con los pedidos de Shopify?
No. Las etiquetas se quedan dentro de WhatsApp Business y los estados de los pedidos de Shopify no las cambian. Actualízalas tú a medida que avanza cada pedido.
¿WhatsApp Pilot agrega etiquetas automáticamente?
No. Envía desde tu número los mensajes de confirmación, preparación y cancelación del pedido, y registra cada uno en el Historial de mensajes, así el contexto del pedido ya está en el chat cuando lo etiquetas.
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