Risposta automatica WhatsApp per negozi online: esempi e configurazione
L'app WhatsApp Business può accogliere i nuovi clienti e inviare un messaggio di assenza fuori dall'orario di apertura, gratis. Qui sotto trovi 16 esempi di risposta automatica WhatsApp da copiare, dai messaggi di chiusura e per le feste alle domande sugli ordini, più la configurazione esatta. Conferme d'ordine e aggiornamenti di tracciamento sono un'altra cosa: sono automazione del negozio e richiedono un'app collegata a Shopify.
Di Mousa Alhelo, fondatore, E-SAFQA · Aggiornato il · 7 min di lettura · Come scriviamo e testiamo queste guide
Le funzioni integrate nell'app WhatsApp Business
- Messaggio di benvenuto: inviato in automatico ai clienti che ti scrivono per la prima volta o dopo 14 giorni di silenzio.
- Messaggio di assenza: inviato fuori dagli orari che imposti.
- Risposte rapide: scorciatoie per le risposte che scrivi spesso (tempi di consegna, taglie, metodi di pagamento).
- Etichette: organizza le chat per stato, per esempio nuovo ordine o pagamento in sospeso.
Risposta automatica fuori orario: impostala perché risponda solo quando sei chiuso
Il messaggio di assenza è la risposta automatica dell'app WhatsApp Business per quando non sei disponibile. La sua programmazione decide quando parte: Invia sempre (in qualsiasi momento), Programmazione personalizzata (solo nel periodo che scegli) o Al di fuori degli orari di apertura (solo quando il tuo profilo business dice che sei chiuso). Per un negozio la scelta giusta è di solito Al di fuori degli orari di apertura, perché chi scrive mentre sei aperto riceve una risposta vera e non quella di un robot.
- Tieni aggiornati gli orari del profilo. Il messaggio di assenza li segue, quindi se cambi gli orari per l'estate o per le feste cambia anche il momento in cui parte la risposta automatica.
- Usa Programmazione personalizzata per le chiusure una tantum come Ferragosto, Natale o un giorno di inventario: imposta inizio e fine, poi torna ad Al di fuori degli orari di apertura.
- Usa Invia sempre solo per una pausa imprevista e mettiti un promemoria per disattivarlo. Altrimenti i clienti continuano a ricevere «siamo assenti» mentre stai rispondendo.
- WhatsApp invia il messaggio di assenza dal tuo telefono, e il suo Centro assistenza precisa che il dispositivo deve avere una connessione Internet attiva perché parta. Un telefono spento o offline non invia nulla.
- Il messaggio di benvenuto è separato: arriva a chi scrive per la prima volta o dopo 14 giorni senza messaggi. Se li attivi entrambi, scrivili in modo che si leggano bene anche quando un cliente li riceve tutti e due.
- Salva come risposte rapide le risposte più lunghe qui sotto (zone di consegna, ritiro, resi), così chi risponde al mattino le invia con due tocchi invece di riscriverle.
- Imposta prima gli orari. Modifica il tuo profilo business, apri Orari di apertura e scegli i giorni in cui sei aperto e gli orari di ogni giorno. Senza orari salvati, l'opzione Al di fuori degli orari di apertura non compare.
- Apri la scheda Strumenti e tocca Messaggio d'assenza. Su iPhone e in alcune versioni dell'app la stessa voce si trova in Impostazioni o in Altre opzioni > Strumenti per l'azienda.
- Attiva Invio messaggio d'assenza.
- Tocca il messaggio per modificarlo, poi tocca OK. Scrivi gli orari di apertura e il fuso orario, per esempio: dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18 (ora italiana).
- Tocca Programma e scegli Al di fuori degli orari di apertura.
- Tocca Destinatari e scegli chi lo riceve: Tutti, Tutti quelli non in rubrica, Tutti, eccetto… o Invia solo a…. La maggior parte dei negozi sceglie Tutti, così anche i clienti abituali sanno che sei chiuso.
- Tocca Salva, poi invia un messaggio di prova da un altro telefono fuori orario per vedere esattamente cosa ricevono i clienti.
Cosa deve dire un messaggio di benvenuto per un negozio
Di' chi sei, quando rispondi e cosa può chiedere il cliente: «Grazie per aver scritto a Example Store. Rispondiamo entro 30 minuti, dalle 9 alle 22. Mandaci il nome del prodotto o il numero d'ordine e ti aiutiamo.»
Esempi di risposta automatica da copiare
Sostituisci le parole tra parentesi graffe con i tuoi dati e tieni ogni messaggio su due o tre righe brevi. L'ultima colonna dice dove va ciascuno: il messaggio di benvenuto, il messaggio di assenza (con la programmazione giusta) o una risposta rapida che invii tu. Un link per messaggio basta.
Le risposte automatiche rispondono solo ai messaggi che i clienti ti inviano. Il grazie dopo un ordine e il link allo stato dell'ordine funzionano meglio quando arrivano da soli subito dopo il checkout: questa è automazione del negozio, di cui parla l'ultima sezione.
| Situazione | Messaggio | Impostalo come |
|---|---|---|
| Primo contatto | Ciao, grazie per aver scritto a {negozio}! Rispondiamo entro {1 ora}, {dalle 9 alle 21}, {dal lunedì al sabato}. Mandaci il nome del prodotto o il numero d'ordine e ti aiutiamo. | Messaggio di benvenuto |
| Primo contatto, con opzioni | Benvenuto da {negozio}. Per una risposta più veloce, dicci di cosa hai bisogno: 1 Stato dell'ordine, 2 Domanda su un prodotto, 3 Resi o cambi. Ogni risposta la legge una persona del team. | Messaggio di benvenuto |
| Chiuso, fuori orario | Grazie per il tuo messaggio! In questo momento {negozio} è chiuso. I nostri orari sono {dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18} ({fuso orario}). Ti rispondiamo appena riapriamo. Puoi comunque ordinare quando vuoi su {link del negozio}. | Messaggio d'assenza, Al di fuori degli orari di apertura |
| Chiuso per la notte | Ciao! Il nostro team è offline fino alle {9} di domani. Lasciaci qui la tua domanda e il numero d'ordine e domattina ti rispondiamo per primi. | Messaggio d'assenza, Al di fuori degli orari di apertura |
| Pausa pranzo | Siamo in pausa fino alle {14}. Il tuo messaggio è salvato e ti rispondiamo appena rientriamo. | Messaggio d'assenza, Invia sempre (disattivalo al rientro) |
| Fine settimana | Grazie per aver scritto a {negozio}. Siamo chiusi per il fine settimana e torniamo {lunedì alle 9}. Gli ordini fatti adesso partono {lunedì}. | Messaggio d'assenza, Al di fuori degli orari di apertura |
| Orario estivo | Buona estate da {negozio}! Ad agosto rispondiamo {dalle 9 alle 13}. Le spedizioni continuano come sempre. | Messaggio d'assenza, dopo aver aggiornato gli orari del profilo |
| Chiusura per Ferragosto | Buon Ferragosto! {negozio} è chiuso dal {data} al {data}. Gli ordini fatti adesso partono dal {data} e risponderemo al tuo messaggio al nostro rientro. | Messaggio d'assenza, Programmazione personalizzata |
| Natale e Capodanno | Buone feste da {negozio}! Siamo chiusi dal {24 dicembre} al {2 gennaio}. Gli ordini fatti adesso partono dal {3 gennaio}. Ti rispondiamo al nostro rientro. | Messaggio d'assenza, Programmazione personalizzata |
| Picco del Black Friday | Grazie per il tuo messaggio! Il Black Friday ci tiene molto impegnati, quindi per una risposta possono servire fino a {24 ore}. L'offerta è valida fino al {data}. Per una domanda su un ordine, indica il numero d'ordine. | Messaggio d'assenza, Invia sempre nei giorni della promozione |
| Tanti messaggi, risposte più lente | Stiamo ricevendo più messaggi del solito e rispondiamo in ordine di arrivo. Conta su una risposta entro {4 ore}. Scrivi tutta la domanda in un solo messaggio, così ti aiutiamo prima. | Messaggio d'assenza, Invia sempre (temporaneo) |
| Domanda sullo stato dell'ordine | Puoi controllare il tuo ordine quando vuoi con il link allo stato dell'ordine nel messaggio di conferma, oppure qui: {link allo stato dell'ordine}. Se qualcosa non torna, rispondi con il numero d'ordine. | Risposta rapida, o da aggiungere al messaggio d'assenza |
| Dov'è il mio pacco? | Quando il tuo ordine parte ti inviamo il corriere e il numero di tracciamento. Seguilo qui: {link di tracciamento}. Ancora nessun tracciamento? Rispondi con il numero d'ordine e controlliamo. | Risposta rapida |
| Dopo un ordine (grazie) | Grazie per il tuo ordine, {nome}! Stiamo preparando l'ordine {#1001} e ti scriviamo quando parte. Per qualsiasi domanda, rispondi pure qui. | Risposta rapida (o automatico, vedi l'ultima sezione) |
| Ritiro | Il ritiro è in {indirizzo}, {giorni e orari}. Aspetta il nostro messaggio «pronto per il ritiro» e porta il numero d'ordine. | Risposta rapida |
| Zone e tempi di consegna | Consegniamo in {città o paese} in {2-4} giorni lavorativi. La consegna costa {prezzo}, gratis sopra {importo}. Il pagamento alla consegna è {disponibile / non disponibile}. | Risposta rapida |
Dove subentra l'automazione
Le risposte automatiche rispondono ai messaggi che i clienti ti inviano. L'automazione del negozio invia messaggi in base a ciò che i clienti hanno fatto nel tuo negozio. WhatsApp Pilot invia una conferma d'ordine con il link allo stato dell'ordine quando un ordine viene creato, un avviso di evasione con corriere e numero di tracciamento quando Shopify li ha, un avviso di annullamento, promemoria per i checkout abbandonati (saltando chi si è disiscritto o ha risposto STOP), un codice personale Acquisto ripetuto dopo il primo ordine consegnato e avvisi di rientro. Partono tutti dal tuo numero, quindi le risposte arrivano nello stesso WhatsApp in cui il messaggio di benvenuto, il messaggio di assenza e le risposte rapide continuano a funzionare.
Domande frequenti
Come faccio a far partire la risposta automatica WhatsApp solo quando il negozio è chiuso?
Imposta prima gli orari di apertura nel tuo profilo WhatsApp Business. Poi apri Messaggio d'assenza, attiva Invio messaggio d'assenza, tocca Programma e scegli Al di fuori degli orari di apertura. Chi scrive durante l'orario di apertura non riceve risposte automatiche; tutti gli altri ricevono il tuo messaggio di assenza.
Perché non vedo «Al di fuori degli orari di apertura» nella programmazione del messaggio di assenza?
WhatsApp mostra questa opzione solo dopo che hai salvato gli orari di apertura nel profilo business. Aggiungi i giorni e gli orari in cui sei aperto, poi torna in Messaggio d'assenza > Programma.
WhatsApp Pilot invia risposte automatiche ai messaggi dei clienti?
No. Messaggio di benvenuto e messaggio di assenza sono funzioni dell'app WhatsApp Business. WhatsApp Pilot invia dal numero collegato messaggi attivati dal tuo negozio Shopify: conferme d'ordine, avvisi di evasione con tracciamento, annullamenti, promemoria per i checkout abbandonati, codici Acquisto ripetuto e avvisi di rientro. Le tue risposte automatiche continuano a funzionare in parallelo.
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